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Planificar es clave en cualquier tarea que se vaya a realizar, pero mucho más dentro del ámbito organizacional, donde el caos no solo puede llegar a ser estresante y agobiante, sino que además, puede hacer perder mucho dinero a una empresa.
No solo esto, sino que en un clima donde reina el caos, probablemente la empresa termine desperdiciando tiempo, uno de los recursos más importantes de una empresa, sin contar que podría estar gastando los demás recursos sin sentido. Por esto, y más, le explicaremos cómo hacer un plan de trabajo, qué es y por qué debería utilizar uno.
¿Qué es un plan de trabajo?
Un plan de trabajo o programa de trabajo no es más que un esquema de actividades que se estructura para organizar una serie de procesos o tareas, y que tiene como finalidad alcanzar una meta u objetivos determinados.
El objetivo de un plan de trabajo específicamente, no es más que la planificación y gestión de todos los recursos de un proyecto, incluyendo los recursos humanos, tecnología y tareas que se deban realizar, con la finalidad de tener un trabajo mucho más eficiente gracias a la estrategia, alcanzando así la optimización de recursos, y una mejor velocidad de trabajo.
Sin embargo, obviamente este es el objetivo principal, ya que para conseguir una planificación adecuada, usted deberá realizarse varias preguntas, para poder determinar correctamente cómo organizar a su equipo y alcanzar el objetivo. Estas preguntas son:
- ¿Qué tareas hay que repartir entre el equipo?
- ¿Cuánto tiempo tiene para consignar la entrega de las tareas?
- ¿Qué estrategia piensa usar para conseguir los objetivos?
- ¿Dónde se realizarán dichas acciones? ¿A través de qué canales?
- ¿Quién tendrá la responsabilidad de realizar las tareas?
- ¿Cuántos recursos se van a necesitar para llevar a cabo las tareas?
- ¿Cuáles son los objetivos que se espera cumplir?
- ¿Cómo se sabrá que se están cumpliendo los objetivos? ¿Qué indicadores piensa usar para esto?
Se podría considerar esta como una estructura base de un plan de trabajo, ya que deberá estar presente en todos los tipos de plan de trabajo que usted decida crear, con la finalidad de que nada se escape de sus manos.
Por último, considere que generalmente un plan de trabajo se suele llevar a cabo con un límite de un año, ya que es un tiempo considerable, para luego volver a reconsiderar el nuevo panorama de la empresa.
Beneficios de un plan de trabajo
El plan de trabajo es una de las estrategias empresariales con mayores beneficios. Algunos de estos son:
- Definición de objetivos claros para conseguir resultados en el menor corto plazo
- Organización de equipos de trabajo y las actividades a realizar individualmente
- Identificación de los posibles problemas que puedan surgir con el paso del tiempo
- Observación del crecimiento o proceso en la realización de objetivos
- Diagnóstico de la situación de la empresa, en cuanto a todos los recursos disponibles
- Aprovechamiento de los recursos al máximo
Tipos de plan de trabajo
Existen diferentes tipos de planes de trabajo, los cuales pueden variar ligeramente en su formato. A continuación, mencionaremos algunos de los más importantes:
Plan de trabajo empresarial
El plan de trabajo empresarial es el más conocido, y uno de los más comunes. En el mismo, se debe gestionar la manera en que trabajan los departamentos de la empresa, para llegar a los objetivos que se espera obtener.
El objetivo de este tipo de plan de trabajo no es más que lograr que cada departamento de la empresa tenga total certeza de cuáles son sus tareas y responsabilidades, así como de sus plazos de entrega, y cómo deberá complementarse con otros departamentos de la misma empresa.
Plan de trabajo de ventas
El departamento de ventas de una empresa no solo puede contar con su propio plan de trabajos, sino que se recomienda que tenga uno, ya que es el punto de ingresos de la misma, y es donde la coordinación es crítica para no perder clientes.
Considere que el departamento de ventas debe contar con unos objetivos de venta realistas y que deben ser suficientemente concretos para conseguir que la empresa siga creciendo. A esto, sumarle que conforme midamos la eficacia del plan de trabajo, podemos irlo modificando para mejorarlo y conseguir mejores resultados con los mismos recursos disponibles.
Plan de trabajo personal
Cuando hablamos de un plan de trabajo, específicamente nos referimos a empresas, pero no necesariamente tiene porqué tratarse de un trabajo en una empresa, sino que también puede aplicarse a un proyecto personal que usted piense llevar a cabo como autónomo.
Y es que, si bien la mayoría quiere ser su propio jefe, y tener sus propios negocios, pero no piensan en el gran esfuerzo que requiere un negocio propio, principalmente ante la falta de la organización personal y gestión de recursos a la hora de trabajar.
Por ende, un plan de trabajo de proyecto personal puede ayudarle a desempeñarse mejor, a utilizar correctamente los recursos disponibles y a medir sus resultados a mediano y largo plazo.
Plan de trabajo educativo
Cuando hablamos de estudios, también contamos con una meta trazable, y un recurso: el tiempo. Por ende, podemos aplicar un programa de trabajo para conseguir mejores resultados, aunque en este caso, podemos medirlos de manera más simple, con nuestras calificaciones, bien sea semanales, mensuales o cada semestre, lo que permite un mejor orden.
Cómo hacer un plan de trabajo
Hacer un plan de trabajo no es particularmente difícil, pero sí que requiere de cierta concentración y capacitación para conseguir que el mismo sea lo suficientemente estructurado y bien hecho, como para alcanzar los objetivos del mismo.
Para ello, debemos seguir una serie de pasos, los cuales mencionamos a continuación:
1. Define el objetivo de tu plan de trabajo
No se puede avanzar si no tienes un rumbo trazado específico hacia donde deseas dirigirte. Por ende, lo primero que debes hacer, es fijar una meta específica, junto a los objetivos que tienes en mente, ya que si no contestamos a esto, y empezamos a trabajar sin ello en mente, no hay manera de que puedas mejorar absolutamente nada, y el plan de trabajo pierde total sentido.
En este aspecto, el objetivo o meta de un plan de trabajo puede ser muy simple. Desde obtener mayores ganancias en el siguiente año, hasta mantener unas mejores calificaciones estudiantiles pueden ser objetivos válidos.
Sin embargo, es importante que sin importar el objetivo, el mismo sea medible. Si no se trata de algo que se pueda medir, es mucho más difícil mejorarlo, por tanto, en vez de definir como objetivo que la empresa “mejore sus ventas”, podría decidir “aumentar un 30% la productividad”, obviamente, basándose también en la trayectoria de la empresa.
Además, es importante que los objetivos que se planteen sean realistas. Por ejemplo, si vamos a crear un plan de trabajo para el departamento de ventas, podrías esperar obtener un 20% o 30% más de ventas que el año pasado, pero esperar duplicar o triplicar en ocasiones puede llegar a ser un poco fantasioso, lo que terminaría por agotar al equipo de ventas, y además, no cumplir con los objetivos impuestos.
Por ello, asegúrese de que los objetivos sean realistas, y basados en las posibilidades de cada situación y los recursos disponibles.
2. Establezca las bases de su plan de trabajo
Una vez tenga el objetivo focalizado, es importante también realizar una introducción del plan de trabajo, donde se encuentren los aspectos más básicos sobre la razón de porqué existe dicho plan de trabajo, y qué es lo que específicamente pretende resolver.
En esta introducción se busca destacar todas las problemáticas que buscamos resolver de una manera bastante breve, y además, generalmente se incluyen todas las pruebas de que dichos problemas están acarreando a la empresa para darle mayor valor al plan de trabajo.
3. Definición de las metas y objetivos
Esta parte es donde se desglosan más detalles sobre qué y cómo conseguiremos cumplir el objetivo principal de nuestro plan de trabajo. Para ello, es importante que nuestros objetivos tengan una serie de características. Estas son:
- Medibles: Como mencionamos antes, todos los resultados obtenidos deben ser medibles utilizando herramientas. Por ejemplo, aumentar sus ventas un 30% comparadas al año anterior.
- Específicos: Las metas y objetivos deberán ser concretos con lo que se busca encontrar, y no una idea vaga. Por ejemplo, aumentar un 30% las ventas es un objetivo específico, mientras que solo “aumentar las ventas” es muy vago.
- En determinado tiempo: El tiempo es uno de los recursos más preciados, y limitados para proyectos. Por ende, es importante que usted fije un tiempo determinado para alcanzar los objetivos propuestos.
- Alcanzables y Realistas: Use objetivos realistas, y que pueda alcanzar en el tiempo propuesto. Para ello, se puede basar en las tendencias previas. Por ejemplo, si su empresa tiene un crecimiento de un 5% anual, podría esperar crecer el 10% a 30% quizás, pero esperar un crecimiento del 100% podría ser poco realista en la mayoría de casos.
Considere además, que las metas y objetivos son muy diferentes:
- Metas: Las metas son bastante más amplias y poco específicas. No incluyen un plan específico, e incluyen algo que se anhela conseguir en un futuro a largo o mediano plazo, generalmente. Ejemplos de esto podrían ser “superar a la competencia” o “ser el referente número uno del mercado”.
- Objetivos: Los objetivos son los que se encargan de especificar directamente cómo se piensan cumplir dichas metas, mediante una serie de pasos u objetivos a cumplir durante un tiempo específico para conseguir los resultados deseados.
4. Defina sus recursos disponibles
Imagine que su objetivo es superar a una marca posicionada como Coca-Cola o Pepsi, pero que no tiene ni la quinta parte del presupuesto y recurso que tienen estas empresas… ¿Suena descabellado? Por ello, a la hora de fijar nuestros objetivos, también debemos asegurarnos de comprobar qué recursos tenemos disponibles para poder ejecutar dichas tareas.
Obviamente, los recursos que necesitaremos o usaremos para el plan de trabajo dependerá en gran manera del tipo de plan de trabajo que usted esté realizando. A continuación, veamos un formato del plan de trabajo con los aspectos más básicos de los mencionados anteriormente:
- Plan de trabajo laboral: En el ámbito laboral, los recursos más comunes son los físicos (maquinaria, instalaciones, etc.), los recursos financieros y los recursos humanos (es decir, las personas que apoyarán el plan de trabajo).
- Plan de trabajo académico: En este ámbito, los recursos con los que podemos contar son el material disponible (libros, Internet, etc.) y los profesores o guías educativos, aunque el recurso más importante es el tiempo que puedas invertir en educación.
- Plan de trabajo de ventas: Al igual que en el ámbito laboral, aplican los mismos recursos, aunque también se incluyen otros de vital importancia, como por ejemplo, los contactos disponibles y la cartera de clientes.
5. Determinar las personas encargadas
Antes de empezar, es importante que se determinen los responsables de llevar a cabo dicho plan de trabajo, todas las partes que se encargarán de las tareas, y por ende, de marcar el éxito o fracaso del que depende dicha labor.
Para ello, asegúrese de aclarar quiénes serán los responsables de cada tarea.
6. Determinar la estrategia para conseguir los objetivos
Ahora que ya tiene los aspectos más básicos, es hora de crear una estrategia mucho más específica, con el paso a paso de todas las tareas que se llevarán a cabo de forma diaria, semanal o mensual para cumplir con los objetivos propuestos.
Nuevamente, es importante crear una estrategia realista, considerando el tiempo de ejecución disponible para llevar a cabo dicha labor, y generalmente se espera contar con al menos algo de tiempo adicional para contingencias.
Específicamente, es importante que además de enumerar las tareas y denotar quién es el responsable de dicha tarea, también medir el tiempo de ejecución de cada una de las tareas, para poder considerar si hay deficiencias o si el plan no es particularmente realista para desempeñar todas las tareas necesarias.
7. Cree planes de emergencia
El plan perfecto no existe. Por ello, hay que siempre tener un plan B para evitar los obstáculos que se puedan presentar con el paso del tiempo, mucho más si parte del plan de trabajo depende de una persona o grupo de personas específicamente, como por ejemplo, podría pasar al tratarse de un trato entre dos compañías para alcanzar un objetivo.
Teniendo un plan B, usted puede evitar las incidencias posibles que puedan existir.
8. Compruebe el cumplimiento de los objetivos
Uno de los objetivos de un plan de trabajo es asegurarse de que los objetivos se puedan cumplir, y para ello es importante medir los resultados obtenidos.
Por ende, es realmente crítico que se tenga una medición de los resultados cada cierto tiempo, para que se pueda realizar correcciones a tiempo o modificaciones del plan de trabajo inicial con tal de conseguir los resultados deseados, siempre y cuando, se sigan los puntos mencionados anteriormente.
¿Qué elementos debería incluir el plan de trabajo?
Los elementos que debería incluir el plan de trabajo varían dependiendo del tipo de plan de trabajo a desarrollar, y a qué desea enfocarlo. A continuación, dejamos los aspectos más básicos que debería incluir en uno:
- Objetivo: Un plan de trabajo deberá incluir una definición de los objetivos a cumplir durante el periodo estipulado para el desarrollo del mismo. Puede tratarse de uno o varios objetivos, y en todo caso, deberán ser especificados lo más simple y directo posible.
- Introducción: La introducción incluye los aspectos más básicos del porqué se deberá cumplir con el plan de trabajo para alcanzar las metas y objetivos de la empresa o persona en cuestión. La misma, deberá resumir la razón del plan de trabajo y cómo piensa atacar los problemas.
- Acciones a realizar: Describa detalladamente las acciones que deberá realizar cada persona.
- Responsables y participantes: Además de las acciones, es importante destacar quiénes se encargarán de la supervisión y de llevar a cabo las tareas necesarias.
- Tiempo de ejecución: Es importante que para el trabajo se determine un tiempo de ejecución específico, ya que de lo contrario, no podríamos medir los resultados del mismo. Obviamente, asegúrese de fijar un tiempo prudente y realista con algo de tiempo extra que le permita asumir inconvenientes que puedan surgir.
- Objetivos generales y específicos: Además de incluir objetivos generales, también se deben incluir los objetivos específicos como parte de las tareas que deberá realizar cada uno de los participantes.
- Indicadores de cumplimiento: Esto permite medir de manera simple los resultados que se van a concretar. Existen varios métodos para realizar esto, y una de las maneras más utilizadas es el Diagrama de Gantt.También se puede optar por utilizar un medidor de resultados textuales, para determinar resultados que no se miden directamente por resultados de éxito o fracaso.
- Datos de quien autoriza: Nombre, puesto y firma
Plan de Trabajo Formato
Si necesitas un plan de trabajo puedes descragar nuestro Plan de Trabajo para rellenar con tus datos. Podrás bajarlo siempre gratis en formato de Word y Excel, para que elijas el que mejor.
